Wat vraagt trede 3 van de Veiligheidsladder?

Een Approved Self Assessment is jouw eigen beoordeling met een beperkte externe toets erop. Een certificaat op trede 3 is het oordeel van een onafhankelijke certificerende instelling na een volwaardige audit.

Het verschil zit in de mate van zekerheid die de opdrachtgever krijgt. Bij een self assessment beoordeel je jezelf en kijkt er iemand beperkt overheen. Bij een certificaat komt een auditor langs, spreekt hij mensen op verschillende niveaus, en toetst hij wat hij hoort aan wat hij ziet.

Omdat een zelfbeoordeling niet de zekerheid geeft die bij trede 3 hoort.

Bij trede 2 draait het om wat er geregeld is, en dat kun je met redelijke betrouwbaarheid zelf vaststellen. Bij trede 3 draait het om wat mensen doen, en daarvoor is een blik van buiten nodig. Iemand die dagelijks in de organisatie werkt ziet gewoontes niet meer die een auditor er meteen uithaalt.

Voor veel bedrijven betekent dit hun eerste echte externe audit op dit onderwerp. Dat is precies het moment waarop mensen mij bellen, en meestal te laat.

Op alle vijf thema's van SCL 2.0 moet zowel het randvoorwaardelijke deel als het bijbehorende gedrag zichtbaar zijn.

SCL 2.0 beoordeelt per onderdeel twee dingen: wat is geregeld, en wat zie je mensen doen. Beleid zonder bijbehorend gedrag levert geen trede op. Dat is de belangrijkste wijziging ten opzichte van hoe veel mensen het schema nog kennen, en het is de reden dat organisaties met een dik handboek alsnog op trede 2 blijven steken.

De auditor kijkt bijvoorbeeld of je een LMRA-procedure hebt (wat is geregeld), en hij kijkt ook of de procedure in de praktijk wordt toegepast (wat zie je mensen doen).

De vijf thema's zijn beleid en leiderschap, kennis en vaardigheden, primaire en secundaire processen, samenwerken met externen, en leren en verbeteren.

Dat hangt af van hetzelfde als de prijs: waar je nu staat, en hoeveel je zelf oppakt.

Een organisatie met een werkend systeem die vooral het gedragsdeel nog moet aantonen, is sneller klaar dan een organisatie die bij nul begint. Het gedragsdeel — mensen die iets anders gaan doen, en dat blijven doen — heeft simpelweg doorlooptijd nodig die je niet kunt inkorten door harder te werken, ook niet met meer budget.

Een concrete inschatting voor jouw organisatie geef ik pas na een nulmeting — zie wat een nulmeting kost. Iedereen die je vooraf, zonder die scan, een vast aantal maanden noemt, gokt.

De meest gemaakte fout is het traject behandelen als een documentproject.

• Beginnen bij de documentatie in plaats van bij de werkvloer. Het handboek bijwerken voelt als voortgang en is het niet.

• Het traject beleggen bij de KAM-functionaris zonder tijd vrij te maken bij de lijn. Dan staat er straks iemand in de audit die het in zijn eentje moet uitleggen.

• De audit te laat inplannen. Certificerende instellingen hebben wachttijden, en die staan los van hoe snel jij klaar bent.

• Trainingen geven zonder te veranderen wat er daarna op de werkvloer gebeurt. Een sessie zonder opvolging verhoogt eerder het cynisme dan de trede.

• Uitgaan van de oude indeling met zes bedrijfsaspecten. Sinds SCL 2.0 zijn het vijf thema's en een andere beoordelingswijze.